e-knowledge 2 u: February 2012

หน้าจอของ MS Excel

เมื่อเปิดโปรแกรม MS Excel ครั้งแรก จะมีกรอบหน้าต่าง สำหรับอำนวยความสะดวก เช่น ให้เปิดไฟล์ใหม่ หรือกำหนดค่าต่าง ๆ ทำให้หน้าจอของ Excel ถูกกินพื้นที่ไป ในขั้นแรกนี้ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม X เพื่อปิดหน้าต่างนี้ ดังรูป (ในวงรีสีแดง)

แต่ละส่วนของหน้าจอมีรายละเอียด ดังนี้

Title Bar

ส่วนนี้อยู่บนสุดของหน้าจอ จะบอกชื่อไฟล์ที่กำลังทำงาน ถ้ายังไม่ได้บันทึกไฟล์ Excel จะตั้งขื่อให้เป็น Book และตามด้วยตัวเลข เช่น Book1.xls, Book2.xls เป็นต้น แต่ถ้ามีการบันทึกไฟล์แล้ว Excel จะใช้ชื่อที่บันทึก

Menu Bar

เมนูบาร์ อยู่ถัดลงมาจาก Title Bar เราใช้เมนูบาร์เพื่อบอกให้ Excel ทำงานตามที่เราต้องการ เช่น การบันทึกไฟล์ การจัดการเกี่ยวกับข้อความต่าง ๆ การจัดรูปแบบ Cell เป็นต้น ในแต่ละหัวข้อ เช่น File, Edit, View, ... เมื่อนำเมาส์ไปคลิกจะเกิดเมนูย่อย ซึ่งเราสามารถเลือกได้ โดยใช้เมาส์คลิก หรือ ใช้ปุ่มลูกศรขึ้นลง บนแป้นพิมพ์ เลื่อนแถบไปที่เมนูที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Enter เมนูที่มีเครื่องหมาย

แสดงว่า มีเมนูย่อยต่อไปอีก เมนูที่มีลักษณะสีจาง ๆ แสดงว่า ในสภาพนี้ ยังไม่สามารถใช้เมนูนี้ได้

เราสามารถกำหนดให้ Excel แสดงเมนูแบบเต็มทุกเมนู หรือแสดงเฉพาะเมนูที่ใช้บ่อย ๆ ก็ได้ การตั้งให้แสดงเมนูทุกเมนู ทำดังนี้

Toolbars

Standard Toolbars(เครื่องมือมาตรฐาน)

Formatting Toolbars (เครื่องมือสำหรับจัดรูปแบบ)กลุ่มเครื่องมือเหล่านี้ เป็นเครื่องมือที่ใช้บ่อย ๆ เราสามารถจะให้แสดงที่หน้าจอหรือไม่แสดงก็ได้ นอกจากนี้ เรายังสามารถเปลี่ยนเครื่องมือแต่ละตัวได้ ถ้าหน้าจอของท่านไม่มีเครื่องมือเหล่านี้ สามารถนำมาแสดงได้ ดังนี้

ไปที่ View แล้วคลิกเมาส์ปุ่มซ้าย 1 ครั้ง
กดปุ่มลูกศรชี้ลง เพื่อเลื่อนแถบสว่าง จนกระทั่งถึง Toolbars
กดปุ่มลูกศรขี้ไปทางขวา จะเห็น ทั้ง Standard Toolbars และ Formatting Toolbars
คลิกให้เกิดลูกศร ที่หน้า Toolbars ทั้งสอง เพื่อให้แสดงที่หน้าจอ ถ้ามีลูกศรอยู่แล้ว แสดงว่า แถบเมนูทั้งสองแสดงอยู่แล้วที่หน้าจอ ถ้าไม่ต้องการแสดง ก็คลิกลูกศรออก

สัญญลักษณ์บน Toolbars ที่ควรรู้จัก

	เปิด ไฟล์ใหม่ หรือเปิด Workbook ใหม่
	เปิดงานที่มีอยู่แล้ว โปรแกรมจะถามหาชื่อไฟล์ และที่อยู่
	บันทึก หรือจัดเก็บไฟล์ ถ้าเป็นการบันทึกครั้งแรก โปรแกรมจะถามชื่อและที่อยู่ แต่ถ้าเคยบันทึกแล้ว โปรแกรมจะไม่ถามอะไรทั้งสิ้น แต่จะทำการบันทึกทันทีโดยใช้ชื่อเดิม
	สำหรับสั่งพิมพ์ เมื่อกดปุ่มนี้ Excel จะพิมพ์ข้อความทันที ถ้าต้องการตั้งค่าต่าง ๆ ให้ใช้ File > Print เพื่อเปิดหน้าจอการพิมพ์
	สำหรับคัดลอกข้อความใน Cell เมื่อคลิกปุ่มนี้ Cell ปัจจุบันที่ถูกเลือก จะมีเส้นประวิ่งรอบ ๆ Cell แสดงว่า Cell นี้กำลังถูกคัดลอก ถ้าต้องการเอาเส้นประออก ให้กดปุ่ม Esc เพื่อยกเลิก
	สำหรับ นำข้อความที่ถูกคัีดลอก หรือ copy นำมาแสดงใน Cell ใด Cell หนึ่ง เครื่องมือนี้ ทำงานร่วมกับ เครื่องมือคัดลอก () ถ้าไม่มีการคัดลอก เครื่องมือนี้ก็จะใช้ไม่ได้ สามเหลี่ยมเล็ก ๆ ข้าง ๆ มีตัวเลือกให้เลือกว่าจะนำมาแสดงอย่างไร เช่น Formula นำมาแสดงเฉพาะสูตร Value นำมาแสดงเฉพาะค่้าตัวเลขหรือตัวอักษร ไม่เอารูปแบบ No Borders นำมาแสดงแบบไม่มีกรอบ ถ้าของเดิมมีกรอบ Past Spacial กำหนดเอง เช่น ไม่เอาสีพื้น ฯลฯ จะมีหน้าจอให้เลือก
	สำหรับการรวมตัวเลขใน Cell ที่เลือก สามเหลี่ยมข้าง ๆ จะสามารถเลือกฟังก์ชั่นอย่างอื่น ๆ อีกได้ เช่น การหาค่าเฉลี่ย (Average) การนับจำนวน(Count) การหาค่าสูงสุด(Max) การหาค่าต่ำสุด(Min) และฟังก์ชั่นอื่น ๆ
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากน้อยไปหามาก
	สำหรับการเรียงข้อมูลใน Cell ที่เลือก โดยเรียงจากมาก ไปหาน้อย
	สำหรับการสร้างกราฟแบบต่าง ๆ เช่น กราฟแท่ง กราฟวงกลม เป็นต้น

Formula Bar

Formula Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Formular Bar ถ้าเปิดอยู่จะเห็นเป็นแถบดังภาพข้างบนนี้ ส่วนที่อยู่ซ้ายสุด คือ ชื่อของ cell และช่องถัดมา เป็นส่วนที่จะใส่ข้อมูลใน cell นี้ หรือใส่สูตรของ Excel ลงใน cell นี้
Status Bar

Status Bar สามารถเลือกเปิด หรือปิดได้ โดยไปที่ View > Status Bar ถ้าข้างหน้าของ Status Bar มีเครื่องหมายถูกอยู่ แสดงว่า Status Bar กำลังเปิดอยู่
Status Bar บอกสถานะของโปรแกรม คำว่า Ready ทางด้านซ้าย บอกว่า ขณะนี้โปรแกรมพร้อมรับคำสั่งจากท่าน ส่วนทางด้านขวามือจะมีข้อมูลหลายอย่าง เช่น

แสดงสถานะของปุ่ม Num Lock ถ้าปุ่มเปิดอยู่ จะเห็นคำว่า NUM ปุ่มนี้ ถ้าไม่เปิด จะไม่สามารถใช้ปุ่มกลุ่มตัวเลขด้านขวามือบนแป้นพิมพ์ได้
แสดงสถานะของปุ่ม Caps Lock ถ้าปุ่มนี้ ถูกเปิดอยู่ จะเห็น CAPS ปรากฎ ปุ่มนี้ใช้สำหรับพิมพ์อักษรแถวบน บนแป้นพิมพ์

แผ่นงาน หรือ Worksheets

โปรแกรม MS Exel ประกอบด้วย แผ่นข้อมูล หรือ Worksheets จำนวนหลายแผ่น ซึ่งสามารถคลิกเลือกได้จากแถบ Sheet1, Sheet2, ... ข้างล่าง เราสามารถเพิ่มแผ่นข้อมูลให้มากขึ้นได้ และสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นข้อมูล จากคำว่า Sheet1 เป็นชื่อที่เราต้องการได้
ในแต่ละแผ่นข้อมูล ประกอบไปด้วย คอร์ลัมน์หรือสดมภ์(colomn) และแถว(rows) คอร์ลัมน์จะเริ่มตั้งแต่ A ไปจนกระทั่งถึง IV และแถวจะเริ่มตั้งแต่ 1 จนถึง 65536 ปัญหาอยู่ที่ว่า ในเมื่อแผ่น worksheet กว้างมาก เราจะพิมพ์อย่างไร Excel จะพิมพ์ข้อความทีละหน้า ขนาดความกว้างยาวของหน้าของหน้าตามที่กำหนดใน Page Setup โดยพิมพ์จากบนลงมาล่าง เพื่อให้แน่ใจว่า สิ่งที่พิมพ์จะไม่เกินขอบขวาของกระดาษ เราควรเข้าไปที่ Page Setup เสียก่อน เพื่อให้โปรแกรม ทำเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษที่ใช้ปัจจุบัน ซึ่งทำได้ดังนี้

การแสดงเส้นประบอกขอบเขตของกระดาษ

การปรับความกว้างและความสูงของ cell

ถ้าต้องการขยายความสูงของแต่ละแถว ให้นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นขอบล่้างของแถวที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากลงมา
ถ้าต้องการขยายความกว้างหรือ ลดความกว้างของคอร์ลัมน์ แต่ละคอร์ลัมน์ ให้นำเคอร์เซอร์ ไปวางไว้ที่เส้นขอบ ของคอร์ลัมน์ที่ต้องการขยาย เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนรูปร่างเป็นลูกศร 2 หัว เหมือนในวงกลมสีแดงในภาพ ให้กดเมาส์ค้างไว้ แล้วลากไปทางซ้ายหรือทางขวา ได้ตามต้องการ
ถ้าใน ช่อง Cell มีลักษณะ ##### แสดงว่า ความกว้างของ ช่อง Cell น้อยไป ต้องขายออกจึงจะเห็นข้อมูลได้
ถ้าต้องการขยายหรือหดความกว้างของ คอร์ลัมน์ ให้เท่ากันทุกคอร์ลัมน์ สามารถทำได้ ดังนี้
1. นำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่ช่องมุมซ้ายด้านบน เมื่อเคอร์เปลี่ยนเป็นรูปกากบาท ให้คลิก จะเห็นว่า Sheet ทั้ง Sheet ถูกเลือกทั้งหมด
2. จากนั้นจึงนำเคอร์เซอร์ไปวางไว้ที่เส้นคั่นระหว่างคอร์ลัมน์ เมื่อเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ให้กดเมาส์ค้างไว้แล้วลากไปทางซ้ายหรือขวาตามต้องการ
3. ความกว้างของทุก Column จะเปลี่ยนไป และเท่ากันทุก Column

การลบคอร์ลัมน์ และแถว

เราสามารถลบ คอร์ลัมน์ทั้งคอร์ลัมน์ หรือ ลบแถวทั้งแถวได้ สมมติว่าต้องการลบ คอร์ลัมน์ C และ D มีวิธีการ ดังนี้

การเพิ่มคอร์ลัมน์บางครั้ง เราอาจต้องการเพิ่ม หรือ แทรก คอร์ลัมน์ ก็สามารถทำได้ โดยข้อมูลจะถูกกันออกไปอีก 1 คอร์ลัมน์ การเพิ่มคอร์ลัมน์ ทำดังนี้

คลิกที่ชื่อของคอร์ลัมน์ จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดคอร์ลัมน์
ไปที่เมนู Insert > Columns
คลิก 1 ครั้ง คอร์ลัมน์ใหม่จะแทรกเข้าทางขวาของคอร์ลัมน์ที่ถูกเลือก จากภาพ จะสังเกตเห็นว่า ข้อมูลเดิมถูกย้ายไปอีกคอร์ลัมน์ และชื่อของคอร์ลัมน์ จะยังคงเรียงเหมือนเดิม
คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป

การเพิ่มแถว หรือ Rowsการเพิ่ม หรือ แทรก Rows มีวิธีการคล้ายกับการเพิ่ม หรือแทรก columns ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้

คลิกที่ชื่อของ rows จะเกิดแถบสว่างยาวตลอดแถว
ไปที่เมนู Insert > Rows แล้วคลิก แถว์ใหม่จะแทรกเหนือแถวที่ถูกเลือก ในภาพจะเห็นข้อมูลถูกกันลงมาเป็นอีกแถวหนึ่ง แต่ชื่อของแถว ยังเหมือนเดิม
คลิกที่ไหนก็ได้ 1 ครั้ง เพื่อลบแถบสว่างออกไป
ข้อควรระวัง การแทรกแถว เป็นการแทรกตลอดแนว ถ้าข้อมูลที่มองไม่เห็นในหน้าจอ แต่อยู่แถวที่จะต้องถูกแทรกออกไป อาจจะทำให้เสียรูปแบบ หรือเกิดแถวว่างก่อนหน้าข้อมูลได้ ดังนั้น ก่อนการแทรกแถวต้องตรวจสอบให้ดีว่า การแทรกแถวจะไม่ทำให้ไปกระทบกับข้อมูลอื่น ๆ โดยไม่ได้ตั้งใจ

การแบ่งหน้าจอ

ที่มุมบนด้านขวาต่อจาก Scroll bar และด้านล่างของหน้าจอ จะมีแถบสำหรับแบ่งหน้าจอ ดังภาพ
เมื่อนำเคอร์เซอร์ ไปวางที่ตรงนี้ เคอร์เซ่อร์จะเปลี่ยนเป็นรูปลูกศรสองทาง ซึ่งแสดงว่า สามารถลากแบ่งได้
ให้กดเมาส์และลากแบ่งหน้าจอได้

การ Freeze Pane

เลือกแถวที่อยู่ใต้ส่้วนที่ต้องการทำให้คงที่
ไปที่ Window > Freeze Panes
ส่วนบนจะถูกตรึงอยู่กับที่ แต่ส่วนล่างสามารถเลื่อนไปได้ จะเห็นมีเส้นสีดำคั่นระหว่างทั้งสองส่วน
ถ้าต้องการยกเลิก ก็ไปที่ Window > Unfreeze Panes